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09/11/2011 - La valutazione dei fornitori per le officine meccaniche

a cura del Resp. Qualità Brain Bee

 

Un ambito di miglioramento spesso sottostimato dalle officine meccaniche, siano esse certificate o meno, è quello della GESTIONE DEI FORNITORI, ai quali ci si rivolge spesso per obbligo contrattuale (casa madre, aziende consociate, ditte convenzionate), per consuetudine storica, o solo perché sono quelli che danno il prezzo più basso.

 

In realtà, una attenta selezione preliminare e periodica dei fornitori può invece portare a notevoli benefici in termini diretti (diminuzione nel tempo dei prezzi e dei tempi di consegna) ed indiretti (diminuzione delle difettosità).

 

Di seguito vengono riportati alcuni criteri per una efficace valutazione del parco fornitori ad uso delle officine meccaniche (ma non solo).

 

VALUTAZIONE PRELIMINARE E QUALIFICA INIZIALE

Prima di approcciare un nuovo fornitore semplicemente perché è stato suggerito da un conoscente o da Google, conviene sempre raccogliere informazioni in merito a:

  • Referenze (clienti o altri soggetti che hanno lavorato o lavorano con lui: associazioni di categoria, enti di certificazione, professionisti esterni, ex dipendenti o collaboratori, ecc.)
  • Certificazioni (di prodotto, di sistema, di personale)
  • Potenzialità tecnico-produttive (impianti, magazzini, sedi logistiche e distributive, ecc.)

A questo fine può essere utile l’invio di un questionario di indagine, da compilare in via preliminare, e una successiva visita diretta, per confermare quanto riportato nel questionario.

Gli ambiti sui quali indagare possono essere:

  • organigramma (se esiste) e persone di riferimento
  • certificazioni possedute
  • clienti di riferimento
  • fatturato
  • condizioni commerciali standard (pagamenti, tempi e modalità di consegna, garanzie)
  • disponibilità a personalizzare il prodotto/servizio richiesto e a rilasciare offerte specifiche
  • aree produttive e di magazzino
  • attrezzature/impianti esistenti
  • modalità di controllo dei prodotti e dei processi
  • disponibilità a gestire materiale in c/lavoro o in c/deposito
  • modalità di identificazione e rintracciabilità della merce consegnata
  • disponibilità ad accompagnare la merce con report di collaudo o dichiarazione di conformità

 

In generale la valutazione preliminare dovrebbe rispondere alla seguente domanda:

Questo fornitore è in grado di offrirmi il prodotto/servizio che richiedo nel tempo?

Ovvero, quali rischi corro nell’affidarmi al fornitore, in termini di:

  • capacità di rispettare i termini contrattuali (prezzi, modalità di pagamento, tempi di consegna, conformità del prodotto/servizio richiesto)
  • capacità del fornitore di restare sul mercato (non fallire o essere acquisito da altri) o di sostenere mie eventuali difficoltà economico-finanziare (ritardi di pagamento) o necessità straordinarie di materiale

Queste informazioni saranno poi verificate nel tempo ma è meglio porsi sin da subito la domanda.

  

Una volta superata positivamente la fase di raccolta di informazione, è opportuno richiedere una campionatura iniziale gratuita di prodotto (o un primo incarico per lo svolgimento del servizio) il cui esito positivo consentirà di proseguire con la qualifica del fornitore (la resistenza di un fornitore a rilasciare una prima campionatura gratuita di prodotto è già un segnale di poca disponibilità o di poco interesse a lavorare con noi).

 

Solo una volta validata la prima campionatura (o il primo servizio) conviene discutere di prezzi e di modalità di pagamento, perché a quel punto si avranno in mano tutte le informazioni necessarie e sufficienti per valutare la possibilità del fornitore di darci il prodotto/servizio richiesto ed avviare una trattativa commerciale basata su dati oggettivi e non su sensazioni o capacità soggettive

 

MONITORAGGIO E RINNOVO DELLA QUALIFICA

Monitorare i prezzi rispetto alla concorrenza o al costo effettivo delle materie prime è senz’altro importante per spuntare sempre condizioni economiche le più vantaggiose possibili, e va fatto periodicamente per garantire il margine di profitto, ma vi sono altri parametri da considerare per una valutazione oggettiva ed efficace di un fornitore. Fra questi:

  • non conformità
  • ritardi di consegna
  • modalità di pagamento
  • corrispondenza fra quanto acquistato e quanto fatturato
  • numero di codici forniti

 

La valutazione di tali parametri può essere fatta ogni tot. mesi o una volta all’anno, l’importante è che abbia una base statistica sufficientemente ampia (almeno 3 mesi) e sia sempre basata su dati oggettivi e inattaccabili, altrimenti il rischio di perdere credibilità è estremamente elevato.

 

Può essere utile inoltre associare un peso statistico diverso a ciascun parametro in modo da dare la giusta importanza alle cose.

Nel caso di BRAIN BEE, ad esempio, fatto 100 il punteggio massimo:

  • la percentuale dei pezzi non conformi rispetto al consegnato pesa 40
  • il ritardo medio di consegna pesa 30
  • il tempo di pagamento pesa 10
  • la correttezza della fatturazione pesa 10
  • il numero di codici forniti pesa 10

Sempre per BRAIN BEE, i fornitori che totalizzano un punteggio compreso fra 80 e 100 sono da ritenersi ECCELLENTI (classe A), fra 50 e 80 estremi compresi MIGLIORABILI (classe B), al di sotto del 50 SOSTITUIBILI (classe Z); il che non significa necessariamente che il giorno dopo si interromperanno i rapporti di fornitura, ma che si richiederanno azioni correttive la cui mancata attuazione nel tempo comporterà la scelta di un fornitore alternativo.

 

In questo modo solo i fornitori reattivi e disponibili a contribuire al nostro miglioramento avranno la possibilità di crescere con noi.